AI導入前の業務整理チェックリスト
AI導入の最初の仕事は、ツール選びではなく業務整理です。社内だけで30分から始められる3ステップを、記入用テンプレート付きで公開します。
「AIを導入したい。おすすめのツールは？」— 多くの会社のAI導入はこの問いから始まりますが、ツールから入ると判断基準が「そのツールに何ができるか」になり、契約後に「何に使う？」を探すことになります。本来の基準は「自社のどの業務の、どの工程を変えたいか」。このページでは、それを決めるための業務整理の3ステップを解説します。
STEP 1 業務の棚卸し
部署ごとに、日々の業務を「業務名・頻度・1回あたりの時間・担当者」の4項目で書き出します。粒度を揃えようとしないのがコツです。マニュアル上の業務ではなく、実際に今週やったことを書いてください。
- 毎日・毎週、決まってやっている作業は？（報告、集計、連絡、転記）
- 「探す」のに時間がかかっているものは？（過去資料、前例、データ）
- 特定の人しかできない業務は？（その人が休むと止まるもの）
- 月末・月初にまとまって発生する作業は？
STEP 2 「AIが効く業務」の判定チェック
棚卸しした業務を4つの観点でチェックし、2つ以上当てはまる業務に印を付けます。
| ① 文章の読み書きがある | 報告書・議事録・メール・日報の作成、資料の要約、問い合わせ回答文 |
|---|---|
| ② 毎回だいたい同じ型 | 週次報告、定例の集計、テンプレのある文書、決まった項目の転記 |
| ③ 「探す・調べる」が長い | 過去資料の検索、前例調べ、規程やマニュアルの確認、情報収集 |
| ④ 人による差が大きい | 書く人によって品質やスピードが違う、特定の人に依存している |
よくある誤解: 「AIに全部任せられる業務」を探す必要はありません。探すのは「AIが工程の一部を速くできる業務」です。なお、最終判断が必要な業務（契約・支払いの承認など）と機密性の高い業務は、最初の対象から外してください。
STEP 3 優先順位マトリクス — 最初の1業務を決める
印が付いた業務を「頻度 × 1回あたりの時間」で並べます。最初に着手するのは、いちばん大きい業務ではなく、頻度が高く時間の短い業務 — 2週間で変化が見えるものです。小さくても「変わった」が見えると、社内の空気が変わります。
| 時間が短い（〜30分） | 時間が長い（30分〜） | |
|---|---|---|
| 頻度が高い（毎日〜週数回） | ◎ 最初の1業務はここから | ○ 効果は最大。工程が複雑なことが多く2番手 |
| 頻度が低い（月数回以下） | △ 後回し | ○ 型化できれば効く。3番手 |
最初の1業務が決まったら、その業務の手順に「ここでAIを使う」の1行を書き加え、2週間後に「使ったか・使わなかったか・使わなかった理由」を振り返ってください。そこで出てきた言葉が、自社のAI導入の本当の課題です。
AI研修には助成金を活用できる場合があります
要件を満たす場合、法人向けAI研修は助成金の対象となることがあります。AI coach株式会社では申請のサポートも行っています。制度の適用可否は企業様の状況・要件によりますので、無料相談で個別にご確認ください。
よくある質問
業務整理は何から始めればいいですか？
部署ごとの業務の棚卸しからです。業務名・頻度・1回あたりの時間・担当者の4項目で、実際に今週やったことを書き出します。粒度を揃える必要はありません。まず15分、出せるだけ出すことが大切です。
AIが効きやすい業務はどう見分けますか？
①文章の読み書きがある ②毎回だいたい同じ型 ③探す・調べる時間が長い ④人による品質・スピードの差が大きい、の4観点で判定します。2つ以上当てはまれば有力候補です。最終判断が必要な業務や機密性の高い業務は最初の対象から外します。
チェックリストのPDFは無料ですか？
無料です。登録も不要で、このページからそのままダウンロードできます。棚卸しシート・判定チェック・優先順位マトリクスの記入欄が付いています。
AI研修に助成金は使えますか？
要件を満たす場合、法人向けAI研修は助成金の対象となることがあります。AI coach株式会社では申請のサポートも行っています。適用可否は企業様の状況・要件によりますので、無料相談で個別にご確認ください。